SOLUÇÕES EM MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Priscila Figueiredo

Presidente da ANCert

Preocupados em manter a guarda de arquivos em conformidade com as normas e sensibilizados pelo crescente volume de documentos gerados, os corretores de seguros fazem dois questionamentos importantes: como perenizar a guarda destes documentos? E como evitar que eles sejam extraviados, danificados e não ocupem muito espaço físico? Essas duas perguntas estão relacionadas entre si e podem ser respondidas com soluções já bastante conhecidas: microfilmagem e digitalização de documentos.

A Circular Susep nº 74, de 25 de janeiro de 1999, determina que os corretores de seguros mantenham, pelos prazos ali definidos, os registros originais de todas as informações referentes aos contratos que realizarem. Ocorre que o artigo 9º desta mesma Circular faculta aos corretores: (i) substituir os documentos originais pelas cópias microfilmadas ou, (ii) armazenar eletronicamente tais documentos de forma organizada e que permita o pronto acesso pela fiscalização, porém mantendo a via original devidamente arquivada.

Mesmo fora do mercado de seguros, a diferença existente entre a microfilmagem e a digitalização de documentos é que a primeira, instituída pela Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, somente pode ser realizada por Cartórios ou empresas autorizadas segundo padrões e critérios rigorosamente estabelecidos. Exatamente por isto, os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados produzem efeitos legais tal como se fossem documentos originais, em juízo ou fora dele, desde que autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Por sua vez, a digitalização, por não possuir regulamentação específica, pode ser feita por qualquer pessoa e ainda não possui a mesma força probante e validade jurídica, ressalvada hipótese de desmaterialização realizada por meio de Cartórios e pelo uso da certificação digital.

Nas duas hipóteses (microfilmagem e digitalização) o documento original encontra-se em meio físico, motivo pelo qual ambos os procedimentos são válidos para solucionar a problemática do espaço físico e para garantir a perenidade e manutenção destes documentos em longo prazo.

Como dito acima, há também a possibilidade de efetuar a desmaterialização de documentos em Cartórios (Tabeliães de Notas ou Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial), de modo que a cópia digitalizada do original em papel passará a ser autêntica e será assinada digitalmente com certificação digital nos padrões ICP-Brasil.

O documento eletrônico resultado desta desmaterialização pode ter sua validade atestada por meio de sistemas desenvolvidos por centrais de documentos dos Registradores e Notários, conforme Provimento da Corregedoria Geral do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo nº 22, de 15 de julho de 2013. Este Provimento também permite o inverso: que um documento eletrônico assinado com certificação digital seja materializado e autenticado em papel.

Neste cenário, registremos a grande diferença – do ponto de vista prático, econômico e ecológico – entre um documento assinado em meio físico e um documento originariamente eletrônico. Atualmente, um documento que nasça em meio eletrônico e que esteja devidamente assinado pelas partes com certificação digital nos padrões ICP-Brasil possui presunção de veracidade, autenticidade e validade jurídica, conforme preconiza a Medida Provisória n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Nesse sentido dispõe o parágrafo 1º do artigo 10:

“Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. § 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 - Código Civil.” (o artigo 131 do antigo Código Civil corresponde ao artigo 219 do Novo Código Civil - lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. – grifo nosso)

Desta forma, seu original é aquele documento eletrônico, com validade jurídica e presunção de veracidade, sem que haja necessidade de conversão em papel ou de autenticação de firma, ressalvadas hipóteses em que a norma ou o órgão fiscalizador assim o exija. Já o documento em papel, para ser desmaterializado, necessita cumprir uma série de exigências e, por vezes, não viabiliza a eliminação do original.

Especificamente no âmbito do mercado de seguros, a Circular Susep nº 277, de 30 de novembro de 2004, autoriza expressamente que os documentos eletrônicos relativos às operações de capitalização sejam identificados com data e hora de envio e recebimento e que sejam assinados por meio de certificação digital nos padrões ICP-Brasil.

Se produzidos da forma regulamentada por esta Circular, fica dispensada a coleta e guarda dessa documentação em papel, o que traz resultados muito positivos para as empresas obrigadas a arquivá-los, que podem mantê-los apenas em meio eletrônico pelo mesmo prazo previsto na Circular Susep 74, de 25 de janeiro de 1999. Quanto às operações de seguros e previdência, a Resolução CNSP nº 294, de 6 de setembro de 2013, estabelece o mesmo critério e prazo de guarda dos documentos, apenas não é exigido o padrão ICP-Brasil para a assinatura digital, o que torna o normativo menos destacado qualitativamente.

A admissão do uso da certificação digital de forma ampla nos documentos relacionados ao mercado de seguros pode e deve ser trabalhada em prol da eficiência, economia e sustentabilidade. No mesmo sentido, o Congresso Nacional já atua em projetos de lei que visam estabelecer critérios para a digitalização de documentos e seus efeitos jurídicos. De toda sorte, é sempre de bom tom manter cópias digitalizadas e backup dos documentos (ainda que não haja regulamentação específica para o mercado segurador) organizados em um sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos ou acervo eletrônico.

Os corretores de seguros devem sempre buscar soluções que tornem seus negócios dinâmicos e eficientes com responsabilidade e atenção às normas. A guarda eletrônica de documentos é uma maneira eficaz de gerir os negócios com economia, praticidade e tendo em mente, ainda, a obediência aos dogmas do desenvolvimento sustentável e da segurança jurídica.

Este artigo é uma continuação do texto “Guarda de documentos e a legislação”, publicado na edição do JCS 407 – Junho, pág. 30.